¿Por qué necesita tu empresa un programa ERP?

Ventas, compras, proveedores, stock, empleados, clientes, facturación, contabilidad…
A medida que una empresa crece, también aumenta la cantidad de información que necesita
gestionar. Un programa ERP para empresas permite centralizar buena parte de estos procesos y convertir los datos generados diariamente en información útil para gestionar mejor el negocio.

El objetivo de un ERP no es simplemente digitalizar tareas. Su verdadero valor está en conectar diferentes áreas de la empresa para evitar que cada departamento trabaje con información aislada y facilitar una visión global de la actividad.

¿Qué es un programa ERP?

ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales. Se trata de un software diseñado para integrar diferentes procesos de gestión dentro de una misma plataforma.

En lugar de utilizar una herramienta para las ventas, otra para el inventario, hojas de cálculo para determinados controles y diferentes aplicaciones para otras tareas, un software ERP busca centralizar la información y relacionar las distintas áreas del negocio.

¿Qué puede gestionar un ERP?

Las funcionalidades dependen del programa elegido y de las necesidades de cada empresa, pero un ERP moderno puede intervenir en numerosas áreas de la gestión diaria.

Las ventajas de utilizar un ERP en una empresa

Información centralizada

Uno de los problemas habituales cuando se utilizan numerosas herramientas independientes
es que la información termina repartida entre diferentes aplicaciones, documentos y hojas de cálculo.

Un ERP permite trabajar sobre una estructura de datos centralizada, reduciendo duplicidades y facilitando que diferentes áreas puedan consultar información coherente.

Automatización de tareas administrativas

Determinados procesos repetitivos pueden automatizarse o simplificarse, reduciendo el tiempo dedicado a introducir y trasladar información manualmente entre diferentes sistemas.

Mayor control sobre el negocio

Tener los datos organizados facilita conocer ventas, compras, existencias, resultados y otros indicadores relevantes sin tener que reconstruir manualmente la información cada vez que se necesita.

Decisiones basadas en datos

La digitalización de los procesos permite generar información sobre la actividad real de la empresa. Esta información puede utilizarse para identificar tendencias, detectar problemas y tomar decisiones con una base más objetiva.

Escalabilidad

Una empresa puede comenzar con unas necesidades relativamente sencillas y posteriormente incorporar nuevos trabajadores, departamentos, terminales o establecimientos. Elegir un ERP escalable permite que el sistema pueda evolucionar junto con el negocio.

¿Un ERP es solamente para grandes empresas?

No. La asociación histórica entre ERP y grandes corporaciones se debe en parte a que los primeros sistemas empresariales requerían proyectos de implantación complejos y costosos.

Actualmente existen soluciones cloud que permiten adaptar el sistema al tamaño y necesidades de pequeñas y medianas empresas. Por este motivo, un ERP para pymes puede ser útil incluso cuando la estructura empresarial todavía es relativamente sencilla. Lo importante no es únicamente el tamaño de la empresa, sino la cantidad de procesos e información que necesita controlar.

ERP y tecnología cloud

La tecnología cloud ha cambiado considerablemente la forma de utilizar programas de gestión empresarial. Frente a sistemas instalados exclusivamente en equipos locales, las plataformas cloud permiten centralizar información y acceder a ella desde diferentes ubicaciones y dispositivos.

Esto resulta especialmente interesante para responsables que necesitan consultar información fuera de la oficina o para empresas que disponen de varios establecimientos.

ERP para empresas con varios establecimientos

La necesidad de centralización aumenta cuando una empresa dispone de más de un
establecimiento.

Gestionar individualmente productos, precios, empleados, compras o resultados puede generar duplicidades y hacer más difícil obtener una visión global. Un ERP preparado para trabajar con estructuras multiestablecimiento permite administrar diferentes centros desde una plataforma común.

De esta manera, la dirección puede analizar tanto el funcionamiento de cada establecimiento como el resultado conjunto de la organización.

ERP, TPV y gestión del punto de venta

En negocios de hostelería, comercio, alimentación y otros sectores con venta directa al público, resulta especialmente interesante conectar el ERP con el sistema TPV.

Cada venta realizada genera información. Cuando el punto de venta forma parte del mismo ecosistema de gestión, esos datos pueden relacionarse con productos, existencias, clientes y otras áreas sin necesidad de trasladarlos manualmente entre aplicaciones.

Esta integración permite evolucionar desde un simple sistema para cobrar hacia una verdadera plataforma de gestión empresarial.

HIOFFICE: el ERP del ecosistema HIOPOS

Dentro del ecosistema HIOPOS se encuentra HIOFFICE, una solución de gestión empresarial diseñada para configurar y administrar de forma centralizada uno o varios establecimientos.

HIOFFICE permite trabajar desde diferentes dispositivos y está planteado como una solución escalable que puede adaptarse a distintos tipos y tamaños de negocio.

Entre las funcionalidades disponibles dentro de su entorno de gestión se encuentran:

• Gestión de compras y ventas.
• Control de stock.
• Creación y administración de productos.
• Gestión de empleados y turnos.
• Ofertas y promociones.
• Marketing y fidelización.
• Contabilidad y finanzas.
• Gestión de clientes mediante CRM.
• Operaciones B2B en determinadas configuraciones.

HIOPOS integra además HIOFFICE dentro de un ecosistema tecnológico más amplio en el que pueden convivir terminales TPV, soluciones de movilidad, gestión de stock, CRM y herramientas de análisis.

Del dato de una venta a la gestión global de la empresa

Una de las grandes diferencias entre trabajar con herramientas aisladas y hacerlo con un ecosistema integrado es la posibilidad de aprovechar mejor los datos que genera el negocio.

Una venta puede afectar al stock, generar información económica y aportar datos sobre productos y clientes. Una compra puede modificar existencias y costes. Una promoción puede posteriormente analizarse para comprobar su efectividad. Cuando estos procesos están relacionados, la empresa obtiene una visión mucho más completa de su funcionamiento.

¿Cómo saber si una empresa necesita implantar un ERP?

No existe un momento idéntico para todos los negocios, pero hay determinadas situaciones que pueden indicar que las herramientas actuales empiezan a quedarse pequeñas.

La importancia de una correcta implantación del ERP

Un buen programa no garantiza por sí solo una buena gestión. Antes de implantar un ERP es recomendable estudiar cómo funciona realmente la empresa y determinar qué procesos deben integrarse.

Productos, usuarios, permisos, establecimientos, procesos de compra, stock, clientes y otros parámetros deben configurarse teniendo en cuenta la actividad real del negocio.

Más Que TPV: soluciones ERP y gestión empresarial

Más Que TPV está especializada en la implantación de soluciones tecnológicas para la gestión
de empresas y puntos de venta, trabajando con negocios de diferentes sectores. Su experiencia con el ecosistema HIOPOS permite plantear proyectos en los que el terminal de venta no funciona como una herramienta aislada, sino que puede formar parte de una solución de gestión más amplia, conectada con herramientas de backoffice y ERP como HIOFFICE.

Antes de implantar un sistema de estas características es recomendable analizar el número de establecimientos, usuarios, productos, necesidades de stock, procesos administrativos y objetivos de gestión de la empresa.

A partir de este análisis puede determinarse qué configuración y qué herramientas son realmente necesarias para cada negocio.